Gestão Financeira: 5 dicas de para micro e pequenas empresas

Responsáveis por cerca de 27% do produto interno bruto (PIB), segundo pesquisa divulgada pelo IBGE em 2014, não existem dúvidas da importância que as micro e pequenas empresas (MPEs) têm no cenário empresarial brasileiro. Com o aumento dessa fatia ano após ano, é claro que o interesse de novos empresários segue esse crescimento. É o que mostra os dados colhidos em 2017 pelo Global Entrepreneurship Monitor (GEM), em parceria com o SEBRAE, que constaram que ter um negócio próprio é o sonho principal de 31,7% dos adultos brasileiros, superando até mesmo o desejo de fazer carreira em uma grande empresa (19,5%).

Porém, nem tudo são flores. Na verdade, o caminho para o sucesso de micro e pequenas empresas é repleto de espinhos. Além da grande quantidade de encargos tributários e burocracias que o microempresário enfrenta diariamente, a dificuldade de acesso ao crédito também é um fator que atrapalha o crescimento dos negócios de pequeno porte. Isso sem mencionar possíveis crises econômicas que os impactam diretamente: a prova disso foi a recessão mais recente que, segundo a fundação Getúlio Vargas, resultou em um aumento de 10% na taxa de mortalidade das empresas em seus dois primeiros anos, passando de 23% em 2012 para 33% em 2016.

Em resumo: Muitas oportunidades, muitos desafios, pouco dinheiro e pouquíssimas chances de errar. Em um cenário tão competitivo, um equívoco pode significar o fim de uma idéia promissora. E entre as principais falhas que levam o empreendedor a fechar as portas, a má gestão financeira está no topo da lista. Para te ajudar a fugir desses erros, separamos 5 dicas preciosas de gestão financeira para o seu MPE.

1) Controle de caixa: suas contas precisam bater

Parece óbvio: o princípio básico para manter sua organização com as contas no azul é sempre monitorar suas despesas, acompanhando diariamente a entrada e saída de dinheiro e analisando o fluxo de caixa. Apesar disso, a falta de controle de caixa é um dos maiores vilões das micro e pequenas empresas. Não ter uma visão clara da saúde financeira do negócio pode (e vai!) gerar prejuízos, gastos desnecessários e perda de oportunidades de crescimento.

Por isso, a dica é simples: a conta tem que fechar. Tenha o controle do seu contas a pagar e receber, acompanhe todas as entradas e saídas de dinheiro, suas datas, programe-se e registre tudo! Dessa maneira você minimiza consideravelmente a chance de chegar no final do dia, semana ou mês e seu caixa não fechar. A tarefa não precisa ser manual: utilize um sistema de gestão que conte com um módulo financeiro para te ajudar nesta operação.

2) Finanças pessoais x Finanças empresariais: separe!

Outro erro clássico de muitos microempresários, principalmente no início do negócio: Misturar as despesas pessoais com as empresariais. Afinal, é a sua empresa, então aquele dinheiro que entra também é seu, certo? Errado! Para garantir a sobrevivência da sua organização é preciso entender as diferenças entre Faturamento e lucro líquido(Falaremos sobre isso na 4ª dica) e que o dinheiro que entra, especialmente no começo, é da própria empresa. Ele é fundamental para que o capital de giro funcione e que haja dinheiro em caixa para pagar fornecedores, funcionários, entre outras pendências. Adicionar despesas domésticas como o aluguel, parcela do carro, escola das crianças, etc, irá prejudicar as finanças do seu negócio e, como mencionamos no primeiro item, a conta não vai fechar.

A dica primordial para que você tenha o controle das finanças empresariais e pessoais é separar as contas correntes. Não é impossível controlar suas despesas particulares e as da empresa utilizando uma única conta, mas, ter as contas correntes separadas para cada tipo de atividade é o ideal. Isso sem levar em consideração que existem vantagens específicas para empresários ao utilizar uma conta jurídica, como explica Maurício Galhardo, especialista em finanças: “Quando precisa de dinheiro na empresa, a pessoa recorre aos créditos pessoais e não sabe que pode ter condições melhores na conta de pessoa jurídica”.

3) Pés no chão: cuidado com gastos desnecessários

Seu negócio está dando certo, você já está tendo lucro, seu produto ou serviço está se consolidando no mercado, sua conta está no azul, enfim, tudo está como no seu planejamento: chegou o momento de expandir! Muito cuidado e atenção nesta etapa. O seu sonho está se realizando, mas, como empreendedor, seus pés devem continuar no chão. É muito comum nesta etapa de expansão o micro e pequeno empresário vislumbrar grandes passos, esquecer do planejamento e acabar lidando com gastos desnecessários: seja mudando para um escritório muito maior que o necessário, contratando mais funcionários sem alinhar com o crescimento de demanda até alterando toda a ordenação de equipamentos, etc. A melhoria da estrutura e ambiente de trabalho são de suma importância para o seu negócio, mas é importante que você mantenha essa expansão alinhada com seu planejamento financeiro. Revise bem cada passo, tenha o auxílio de um especialista em finanças para ajudar na elaboração dessa estratégia, faça um plano a curto, médio e longo prazo e tenha o controle sobre todas as despesas e projeções de crescimento durante todo o período.

4) Faturamento e lucro: qual diferença?

Basicamente, o faturamento é a arrecadação total que o seu negócio adquiriu em determinado período, ou seja, a soma de todos os valores que sua empresa recebeu realizando a atividade comercial proposta. É por meio do valor do seu faturamento que o governo irá calcular o quanto deve ser pago referente aos impostos fiscais como ICM, COFINS, entre outros.

Falando em lucro, podemos dividi-lo em dois: Lucro bruto, que é o faturamento da sua empresa subtraindo a soma de todas os custos variáveis do seu negócio e o lucro líquido, que resulta do valor faturado menos os custos fixos e variáveis.

Como mencionamos acima, é primordial que o empresário saiba a diferença entre o faturamento e o lucro gerado pelo seu negócio. É dessa forma que será possível enxergar de maneira precisa os lucros ou prejuízos e projetar o crescimento sadio e inteligente da empresa. Esteja sempre atento aos relatórios de fluxo de caixa e demonstrativo de resultado para analisar seu lucro real e faturamento.

5) Fuja de processos manuais: Utilize um sistema de gestão

A precisão é palavra-chave quando o assunto é gestão financeira. Quanto mais preciso e automatizado for o processo de atualização de dados, menor será a chance de de erros nos cálculos. Por isso que a dica é aderir a um sistema de gestão empresarial logo no início do seu negócio.

O VHSYS é um sistema de gestão empresarial totalmente online especializado em micro e pequenas empresas. Com o módulo financeiro você poderá controlar seu fluxo de caixa, analisar e monitorar seu contas a pagar a receber, fazer conciliações bancárias através do arquivo OFX e muito mais. O software ainda conta com ferramentas para emissão de notas fiscais, controle de estoque, cadastro de clientes e outras funcionalidades que irão automatizar e facilitar a administração do seu negócio.

Além disso, com VHSYS você elimina diversos processos manuais como preenchimento de planilhas, criação de relatórios e diversos outras operações, e pode investir seu tempo em oportunidades de crescimento para o seu negócio.

Outra vantagem do VHSYS é o custo. Como é um sistema de gestão online voltado para micro e pequenas empresas, a ferramenta conta com planos bem acessíveis que cabem no bolso do microempreendedor.

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Pesquisa de mercado: o que é e para que serve

O que é?

Todas as decisões relacionadas a novos empreendimentos contêm certo grau de incerteza, tanto das informações em que estão baseadas, quanto das suas consequências. Por isso, é necessário que haja uma pesquisa mercadológica bem feita.

Mas a informação por si só não leva à decisão nem ao sucesso do negócio. É preciso escolher um curso de ação que ajude a identificar problemas e oportunidades e que indique caminhos que reduzam as incertezas. Também é preciso que o empreendedor vença o ceticismo e confie nos resultados da pesquisa.

É possível coletar dados confiáveis regularmente obtidos e organizados por entidades pública ou privadas. Estas informações podem estar em:

  • Prefeituras Municipais;
  • Secretarias de Estado;
  • Órgãos do Governo Federal;
  • Entidades de classe;
  • Universidades;
  • IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística);
  • Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas);
  • Associações comerciais, industriais e sindicatos;
  • Centros de pesquisa, cooperativas e agências de desenvolvimento;
  • Centros tecnológicos;
  • Jornais, revistas e publicações especializadas.

Se estas fontes não forem suficientes, ou se você precisar de mais dados, considere uma consulta direta, ou seja, perguntar diretamente a clientes, possíveis clientes, fornecedores ou funcionários.

Para que serve a pesquisa mercadológica?

Conhecer o perfil do cliente: ela fornece a caracterização dos clientes nos aspectos quantitativos (potencial do mercado, participação da empresa no mercado, etc.) e qualitativos (estilo de vida, características comportamentais, hábitos de consumo, escolaridade, renda, dentre outros).

Perceber a estratégia dos concorrentes e observar seus pontos fortes e fracos.

Analisar os fornecedores e as empresas que fornecem produtos e serviços: sistema de vendas e distribuição, políticas de preços e cobrança, qualidade dos produtos e serviços. O objetivo é possibilitar ao empreendedor a avaliação comparativa de seus potenciais fornecedores e, a partir de certos critérios, definir a classificação deles para orientar o processo de compras, ou, se for o caso, de terceirização das atividades.

Serve, também, para dimensionar o mercado, identificar o segmento mais lucrativo, detectar novas tendências, avaliar a performance de seus produtos e serviços, identificar a quantidade ou volume que o mercado é capaz de absorver e a que preços esses produtos poderão ser vendidos.

Defina seu público-alvo:

Ao lançar um produto no mercado, a empresa deve saber quem será o público-alvo. Isso é essencial porque os produtos existem, em primeiro lugar, para satisfazer às necessidades dos clientes.

Realizar uma pesquisa do público-alvo é uma etapa que não deve ser esquecida, pois poderá fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de um novo produto ou até da empresa como um todo.

Recomendações:

Uma boa pesquisa junto aos consumidores já existentes ou futuros indicará como um produto será recebido, quem se interessará por ele, e até que preço o consumidor estará disposto a pagar.

Informará, ainda, quais as vantagens que os produtos concorrentes oferecem e seus pontos fracos. Poderá, inclusive, mostrar como o público reagirá ao nome do produto, à sua embalagem, design, sabor, etc.

A recomendação é fazer uso do cadastro de clientes para entendê-los melhor. Esse cadastro deve conter nome, telefones, e-mails, endereço, sexo, profissão, faixa etária e, principalmente, o que compram, por que compram e com qual frequência.

De maneira geral, para que uma pesquisa seja eficaz, deve passar pelas seguintes etapas:

1º passo – Defina o objetivo da pesquisa: o que você quer descobrir com ela? (Pode ser para definir a qualidade e a variedade dos produtos, ajustar preços ou dimensionar o tamanho da equipe de vendas, por exemplo)

2º passo – Estabeleça quem é o público-alvo da pesquisa (são os fornecedores, os consumidores ou os concorrentes?). O público é definido com base no objetivo da pesquisa.

3º passo – Defina o tamanho da amostra da pesquisa, isto é, quantas pessoas deverão respondê-la.

4º passo – Elabore um roteiro básico de perguntas. Elas devem:

  • ser simples, diretas e imparciais;
  • ser testadas internamente antes de aplicadas junto aos consumidores, visando realizar ajustes para que tenham fácil entendimento junto aos entrevistados;
  • conter todos os aspectos que se deseja detectar, como aceitação do produto, se a necessidade do consumidor será atendida, o quanto imaginam que vão consumir e opiniões gerais sobre o produto.

5º passo – Elabore o questionário com as perguntas já testadas e validadas.

6º passo – Aplique o questionário junto ao público-alvo da pesquisa, buscando ser isento. Não direcione as perguntas para obter as respostas que você deseja.

7º passo – Compile os resultados e analise as respostas.

Já uma pesquisa prévia ao lançamento de um produto poderá ter etapas um pouco diferenciadas. Antes de iniciar, é preciso estabelecer claramente qual o produto que se pretende lançar, definindo as características básicas, como tamanho, qualidade, forma, dentre outras.

Em seguida, desenvolva um protótipo do produto, utilizando profissionais de design de embalagens entre outros especialistas. Depois, é só seguir os passos da pesquisa mostrados acima. O público-alvo é o grupo de possíveis futuros consumidores e suas características, tais como idade, sexo e poder aquisitivo.

Análise do lançamento:

Durante o processo de lançamento de um novo produto e serviço é importante anaçisar os dados levantados na pesquisa com imparcialidade. Atente-se também em não buscar opiniões de pessoas envolvidas, tanto profissionalmente quanto na família. Eles não possuem o distanciamento necessário para uma análise imparcial. Lembre-se: o que importa é a opinião dos potenciais consumidores.

Lembre-se:

Existem profissionais especializados em pesquisa de lançamento de produtos no mercado, bem como empresas de design de novos produtos. Utilize-os, pois eles podem auxiliar no sucesso dos produtos.

Análise de mercado

O processo de decisão de compra é feito pelos consumidores de acordo com a percepção que eles possuem de um problema. A partir disso, eles se movem em direção à resolução. Essa avaliação vem de um modelo genérico de decisão, que se baseia em cinco passos dados pelo consumidor no ato da compra.

São eles:

1. Reconhecimento do problema (necessidade);
2. Busca pela resolução;
3. Avaliação das alternativas;
4. Escolha, opção por uma das alternativas;
5. Avaliação pós-aquisição.

Na análise de mercado são identificadas as características relativas aos clientes, de acordo com diversos critérios, como os que seguem:

Dados demográficos:

  • faixa de idade;
  • sexo;
  • renda;
  • ocupação;
  • religião;
  • raça/grupo étnico;
  • grau de instrução;
  • classe social;
  • dados geográficos;
  • país;
  • estado/município/cidade.

 

Dados psicográficos:

  • líder ou subordinado;
  • extrovertido ou introvertido;
  • orientado para autorrealização ou satisfeito com o status quo;
  • independente ou dependente;
  • conservador, liberal, tradicional ou progressista;
  • socialmente consciente ou egocêntrico.

Consumidor (comportamental):

  • taxa de uso do produto;
  • benefícios procurados;
  • método de uso;
  • frequência de uso;
  • Data da última compra/uso do produto;
  • frequência de compra.

O empresário poderá usar essas categorias para identificar seu padrão da clientela e determinar seu perfil. Isso o ajudará a incrementar seus esforços de marketing.

Saiba mais:

Micro e pequena empresa: os 5 maiores desafios do mercado

Entrar no mercado foi um dos maiores desafios que já tive em minha vida de empreendedor. Conseguir juntar os recursos para abrir minha empresa, ajeitar a documentação e providenciar cada detalhe pareciam tarefas muito pesadas para mim — na época, um empreendedor de primeira viagem. Mas não é que deu tudo certo? E aqui estou para trazer mais um assunto crucial para nós, que alcançamos o objetivo de empreender: os 5 maiores desafios a que toda micro e pequena empresa está sujeita.

1) Separar a casa e o trabalho

Enquanto tudo é planejamento, está ótimo empregar a família inteira em nossa empresa. Mas quando o pessoal começa a misturar as coisas, e ninguém tem hora para chegar, sair ou obedece as regras, aí a coisa muda de figura.

O que era para ser uma empresa séria virou bagunça e, nesse caso, é essencial reunir todo mundo e colocar ordem no ambiente de trabalho.

2) Fazer uma gestão eficiente

Fazer uma gestão eficiente é a diferença entre manter-se — e crescer — no mercado ou sair dele. Definir escalas de trabalho a serem cumpridas, metas para cada funcionário e para a própria empresa, administrar o fluxo de caixa, estar sempre no azul. Esses são alguns dos resultados esperados de uma gestão eficiente.

Usar um sistema de gestão pode te ajudar, assim como ajudou a mim, nesse árduo e cotidiano exercício — que, se bem feito, é muito compensador!

3) Alinhar preços

Determinar valores que sejam justos, estejam na média do mercado e ainda possuam competitividade para seus produtos e serviços parece trabalho de super-herói, não é? Pois bem, esse é um dos mais difíceis desafios da vida de qualquer empresário. Mas, vencê-lo é preciso!

Para isso, informação é fundamental. Analise seus custos, chame fornecedores para negociar: é por aí que você começará a alinhar seus preços para torná-los competitivos. Se os grandes podem comprar muito, você pode é capaz de usar todo seu talento para pesquisar bons fornecedores e buscar lucrativas negociações!

4) Planejar os processos na micro e pequena empresa

Falta de planejamento, ou “deixar as coisas acontecerem”, é péssimo para seu negócio. E, olha que tem muito empresário acreditando que os negócios “andam sozinhos”. Bom, podem até andar, o difícil é saber para onde eles irão.

Se o que você quer é ganhar dinheiro, boa reputação e se consolidar em seu ramo, planeje cada momento de sua micro ou pequena empresa! Projete com clareza cada etapa produtiva e você obterá resultados tão claros quanto os seus planos.

5) Obter crédito

Contar com capital de giro é imprescindível para todo empreendimento ter fôlego. Cada empresa apresenta seus picos de produtividade: aquela época que vende muito ou é contratada para tantos serviços que todos os funcionários se ocupam, e dá até mesmo para pensar em novas contratações.

Também há os momentos de baixa, nos quais o capital de giro é fundamental para manter as portas abertas. Crédito, então, pode ser a solução, mas a burocracia bancária e as garantias exigidas costumam ser assustadoras.

Há uma luz no fim do túnel: a melhor linha de crédito para o micro e pequeno empresário é concedida pelo BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social). A instituição, que é pública, oferece crédito especial para micros e pequenos empresários, com taxas e prazos para pagamento convidativos. Vale conferir as condições!

É fato: administrar uma empresa é trabalho para os fortes! A vida da micro e pequena empresa é “matar um leão por dia”, mas com muita garra e conhecimento do negócio, você conseguirá atingir resultados animadores, tenho certeza!

Conte conosco para ajudar a planejar e a organizar os processos de uma empresa. FALE CONOSCO!FALE CONOSCO!


Fonte:

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

diagnóstico situacional

O diagnóstico propriamente dito é uma ferramenta  empregada com o objetivo de identificar as REAIS causas dos problemas que travam e/ou impedem o crescimento da empresa: É um procedimento de investigação essencial para o sucesso do plano de ação:

  • Coleta de Informações: consiste em entrevistar preliminarmente o(s) Diretores da empresa com vistas e identificar a necessidade do cliente quanto ao serviço a ser prestado;
  • Análise das informações: formulação de entendimentos sobre as causas e efeitos dos gargalos que impedem a fluidez natural das atividades, processos e rotinas da empresa;
  • Conclusões e Pareceres: relatórios elaborados e fundamentados com a finalidade de demonstrar a situação organizacional atual e as proposições para a melhorias dos processos e rotinas da empresa.

 

 

ALINHAMENTO DA EQUIPE

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Nossa metodologia visa realizar o alinhamento entre os objetivos equipe com os da empresa para que os resultados aconteçam. Consiste de três ações:

PLANO DE AÇÃO
Mapear e distribuir tarefas/responsabilidades para a equipe com prazos bem definidos de modo a garantir o cumprimentos das metas. 

REPENSAR CONCEITOS
Trabalho a ser realizado com Diretores e Colaboradores com vistas a unificar entendimentos e fortalecer o grupo para executar as ações definidas no plano de ação.

UNIDADE DA EQUIPE
Promover o engajamento do grupo de modo que todos adquiram ciência da importância dos seus resultados individuais para o resultado da empresa